Bli en egen lärande organisation genom att ständigt reflektera och förbättra

Det är lätt att tala om organisationer som behöver vara ständigt optimerande och vara styrda av strukturer, principer och värderingar. Men hur är det med individen? Dig själv? Vad har du för tankar om hur du jobbar med ditt eget ständigt lärande?

Om vi tänker oss ett företag eller organisation som fungerar väl så har vi

- Vision

- Affärsidé

- Strategier

- Mål

På detta har vi ledningsmöten där vi jobbar med att utveckla, förfina och reflektera över visioner ner till mål, sedan har vi handlingsplaner för att uppnå målen, som senare leder oss mot vår vision. Vi har kanske konferenser där vi tillsammans reflekterar över året som gått och tar in idéer för nästa verksamhetsår. Vi sätter budget och håller kontroll på att vi utvecklas som företag och uppnår de målen vi satt.

Du förstår säkert vart jag vill komma med detta nu? Hur vore det om du använder detta tänk på dig själv? Titta i tabellen nedan och fundera över om det som står där kan fungera för dig.

Företaget AB	Dig själv AB (exempel)
Måndagsmöten	Veckoslutsmöte med dig själv där du går igenom vad som gått bra under veckan och vad du kan göra bättre. Boka av möten kommande veckor som inte tillför något. Gå igenom de du delegerat till andra och följ upp. Gå igenom dina att-göra-listor och prioritera om. Lägg upp kommande veckans viktigaste aktiviteter och mål.
Månadsmöten	Gå igenom dina projekt för att se att de är på banan. Lägg ner och starta nya. Gå igenom din månadsplanering så att allt hänger ihop. Gå igenom din ”att läsa” lista och din ”någon gång kanske” lista. Fundera över vilka klädköp du behöver göra.
Kvartalsmöten	Sätt dig ner och ge dig tid till att reflektera över din egen vision, affärsidé, strategier och mål. Titta ett år framåt och grovplanera vad du vill göra och när. Uppdatera ditt CV och LinkedIN
Årskonferens	Ta en dag för dig själv eller med någon du trivs med och gå igenom året som gått. Vad var bra? Vad kan jag göra bättre nästa år? Inom vilka områden vill jag utvecklas och hur skall jag ta mig dit?

Inkorgen

Inkorgen

Mail är ett fantastiskt verktyg, och samtidigt är det en perfekt anledning till att inte jobba med det som faktiskt är viktigt i den stunden du befinner dig i.

Mail är som en liten snuttefilt som är behändig att ta till när det blir lite jobbigt.

Mail är också en källa för obehag, där man knappt törs öppna inkorgen för den svämmar över av alla möjliga saker som man inte tagit tag i.

Genom åren ar jag utvecklat ett antal metoder som hjälper mig att hålla inkorgen i schack. Jag har åtminstone en gång per dag en inkorg som är helt tom på inkommande mail, och det känns fantastiskt! Här är fem av de viktigaste sakerna jag gör för att hålla disciplinen:

• ·      Två-minutersregeln – om jag öppnar ett mail och det tar under två minuter att processa det, då gör jag det direkt och arkiverar eller kastar ursprungsmailet
• 
  
• ·      Inkorgen är inget arkiv – jag ser den som en fysisk brevlåda där jag kollar posten. Jag lägger inte tillbaka posten efter att jag kollat på den, jag arkiverar den
• 
  
• ·      Jag använder en folder som jag kallar ”komposten” frekvent – där slänger jag alla mail som jag inte riktigt vågar radera. Var tredje månad slänger jag allt där som är mer än tre månader gammalt
• 
  
• ·      Filtrera hårt – alla cc åker ner i en mapp som jag läser kanske en gång om dgen, alla nyhetsbrev i en annan mapp som jag läser när jag har låg energi och så vidare
• 
  
• ·      Jag använder inte inkorgen för uppföljning. Jag har en folder för väntar på svar – jag skickar en dold kopia till mig själv på mail jag vill bevaka. När jag får den dolda kopian flyttar jag den till ”väntar på svar” foldern

Vi entreprenörer hjälper varandra i vinna-vinna anda!

2006 stratade vi AddQ Consulting, som till i dag har vuxit till knappt 100 medarbetare. Vi är fortfarande ett företag byggt på en stor entreprenörsanda.

Från början har vi drivits agilt, där vi anpassat oss efter omgivningen, men samtidigt i navigeringen hållit på vårt koncept; professionell kvalitetssäkring av produkter och system.

Trots vår storlek på snart 100 personer har vi fortfarande kvar samma entreprenörsanda, och jag vill ge er ett exempel på hur detta kan visa sig.

Följande är en historia om två företag som för ett år sedan inte visste någonting om varandra. Inte förrän en av AddQs drivna medarbetare, Johan Sandström, träffade en person från det där andra företaget. En person som var minst lika driven. Det andra företaget hette Poosty och har idag lanserat en tjänst som gör det enklare än någonsin för företag och privatpersoner att skicka säker och krypterad e-post.

Historien grundar sig i att två anställda på två separata företag har en stor entrepenörsanda. Den andan som gör att man genuint vill hjälpa till där det finns bra idéer, och där man tänker utanför de boxar, rutiner och regler som finns. Man tänker win-win.

Alla bra och innovativa produktidéer som lever tillräckligt länge för att ömsa skinn, till den fas där en lansering på marknaden blir nästa steg, går mer eller mindre in i produktifieringsväggen. I denna vägg finns kostnader för struktur, ordning och reda samt säkrad produktkvalitet.

Många idéer överlever inte denna fas, helt enkelt för att de sista 20 procenten i ansträngning för att få ut en produkt på marknaden äter upp företagets resurs- och kassakonto. ”The last mile”, som man säger, är helt enkelt både ansträngande och kostsam för start-ups.

För en produkt som Poosty, vars syfte är att möjliggöra enkel och säker e-postkommunikation, är produktkvaliteten givetvis vital. För ett år sedan började även detta företag att skönja produktifieringsväggen, och det var där AddQ och Poosty träffades och hittade en samarbetsform som skulle bidra till att ta Poosty slog sig igenom denna vägg genom ett win-win-upplägg.

Företagen hittade ett upplägg som bygger på att AddQ´s konsulter mellan uppdrag växelvis jobbar med att testa Poostys releaser. Att kunna växla in och ut folk är möjligt genom att vi har allt i molnet, t.ex. applikationen som testas, dokumentationen och buggrapporteringen. Statusmöten sker via Skype och struktuerade överlämningar sker frekvent mellan AddQ-resurser. AddQ har under året haft många personer som jobbat i korta iterationen med test av Poosty´s lösning, och det har visat sig väldigt värdefullt med de många resursskiftena eftersom en testare inte är lik en annan testare i hur man tänker när man jobbar sig igenom applikationen. Man har fått många olika synsätt på applikationen och tagit Poosty framåt inte bara tekniskt utan även användarmässigt.

De personer från AddQ som, om de inte varit engagerade i Poosty, hade suttit mer eller mindre sysslolösa mellan uppdrag, får i stället ett kompetens- och erfarenhetstillskott genom att de jobbar med denna produkt.   Och betalningsmodellen då? I sann entreprenörsanda så hjälper vi varandra och gör som man ofta gjorde förr, på bönders vis. AddQ´s mellan-uppdrag timmar som annars skulle gjort väldigt lite nytta har tillfört Poosty affärsvärde genom ökad produktkvalitet och testningen av produkten har tillfört AddQ affärsvärde genom ökad kompetens. Och i stället för att gräva hål i Poostys kassa hittades en betalningsmodell i form av en skvätt delägarskap för varje nedlagd timma.

Jag skulle med denna historia vilja sammanfatta en uppmaning till er som leder företag:
- Försök inte få nya idéer att passa in i din nuvarande struktur. Anpassa strukturen efter nya idéer!

En söndag morgon blev snabbt en måndag morgon

Hur man snabbt byter kontext. Klockan är redan kvart i åtta och jag sitter i soffan med en kaffe i handen. Jag gick upp klockan sju med inställningen att som vanligt dricka kaffe och läsa tidningen. Det är söndag och det är ledigt. I onsdags stängde jag av mailhanteringen i min iPhone efter att ha läst artikeln "Is Your Smartphone Making You Less Productive?" (http://feedproxy.google.com/~r/GtdTimes/~3/Go4Ns4mPmmw/). Jag bestämde mig för att testa att inte kolla mail annat än på kontorstid ett tag framöver för att se vad det kan ge. Så sätter jag mig i soffan och tänker att jag mår mycket bra denna morgon och livet känns bra. Mina barn sover, min fru är på landet med sina kompisar. Det är lugnt och skönt och alla verkar må bra överallt. Jag tar upp min iPad för att läsa svenskan. Då händer det. Jag trycker på mailappen. Jag får ett återfall. Och i min mailbox ligger ett mail som ger mig positiv feedback från en kurs jag höll förra veckan i personlig effektivitet. Här kommer en sammanställning av de tankebanor som satte igång då klockan kvart i åtta en söndagsmorgon: - vilken härlig morgon. Kaffe och tidning! - jag kollar mail fast jag inte borde - åh vad skönt, inga jobbiga mail. Men titta där ett mail med positiv feedback. Vad roligt! - han tyckte om kursen. Just det jag har ju kurser nästa vecka. Det blir jobbigt att kombinera med mina andra uppdrag tidsmässigt... - hur ser maj ut egentligen? Jag kollar almanackan. Hur skall jag få ihop maj tidsmässigt? - maj ser inget bra ut. Måste planera om lite. - ...and so it goes... Klockan är nio och kaffet har kallnat.

Storslagna förändringsplaner och organisationsförbättringsprojekt eller sann individpåverkan?

Vad är det första som slår dig när man pratar om effektiva organisationer? Vad är egentligen en effektiv organisation? För mig dyker först en helhetsbild upp där man ser effektiva processer och kommunikationsvägar. Men tanken har slagit mig att effektiva processer inte alltid är det som får en verksamhet att vara effektivare. Vad händer under ytan? Hur mår individen? Är individen i sig själv effektiv och i balans?

Tänk dig att vi har en verksamhet som levererar för lite. Vi har ett produktionsutfall som kan vara bättre kvalitetsmässigt. Vi har kostnadsbesparingar som kan identifieras. Vad är det naturliga och första steget vi tar i ett sådant läge? Vi jobbar här oftast med processförbättringar utifrån ett övergripande perspektiv, när vi i många fall med mindre investering i förbättring och effektivisering riktat mot individen skulle uppnå ett bättre resultat sett ur ett helhetsperspektiv!

Icke-fokuset på individen utifrån ett effektiviseringsperspektiv börjar redan i skolan. På högskola och universitet finns näst intill inga inslag av på detta ämne i kursplanerna. Om man sedan tittar på introduktionsprogram, traineeprogram och så vidare ute på företagen så finns i de flesta fall inget av detta heller.

Processer som är work-arounds för dåligt tränade personer

Rationals Unified Process (RUP) är en process för systemutveckling. Om man dyker ner i den så ser man att den adresserar iterativ utveckling, hantering av systemkrav, styr upp arkitekturen och fokuserar på visuell modellering. Utöver detta så finns ramverk för kvalitetskontroll och förändringsledning.

Om man sedan dyker ner i LEAN produktutveckling som också är populärt i dag så hanteras där fokus på kundvärde, teknisk kompetens, lärande, ständig förbättring och organiserat lärande.

Men det som många organiationer gör i dag är att börja med de övergripande processerna istället för att titta på individens ”egna processer” och hur man kan främja effektivisering på det planet. Någon känd person skall ha sagt att ”Automated Chaos Leeds to faster Automated Chaos”.

Det man slås av är att inget av dessa arbetssätt har särskilt stora inslag av att titta på individens effektivitet. Man fokuserar på verksamhet och organisation. Man kan lite elakt sammanfatta ramverken som ”work-arounds för dåligt tränade personer”.

Forskaren Jeffrey Liker har använt 14 punkter för att karakterisera lean production[1], där huvudprincipen är att minimera all form av slöseri. Alla punkter ses utifrån ett organisationsperspektiv, men om vi istället tittar på punkterna utifrån ett individperspektiv så händer mycket intressanta saker! Låt oss åskådliggöra detta i tabellen nedan:

	LEAN production punkt enligt Jeffrey Liker	Applicerat på individen
1	Basera beslut på långsiktigt tänkande även då det sker på bekostnad av kortsiktiga finansiella mål.	Ha en tydlig personlig vision samt personliga principer och fatta beslut mot detta i din vardag.
2	Skapa kontinuerliga processflöden för att föra upp problem till ytan.	Ta tag i dina problem direkt och lös dem i små direkta steg.
3	Jämna ut arbetsbelastningen	Jobba proaktivt, undvik att jobba iden reaktiva zonen ”viktigt och bråttom”.
4	Använd dragande system för att undvika överproduktion.	Avsätt tid för att söka information proaktivt.
5	Skapa en kultur där processer stoppas för att reda ut problem.	Om du dyker på problem, sopa dem inte under mattan. Ta tag i dem direkt.
6	Standardiserat arbete är grund för ständiga förbättringar och för medarbetarnas medverkan.	Inför och lev efter rutiner i ditt arbete och avsätt tid för att reflektera över förbättringar.
7	Använd visuell styrning så att inga problem döljs.	Jobba med visuella att-göra-listor och visualisera dina ansvarsområden
8	Använd bara pålitlig, väl beprövad teknik som passar medarbetare och processer.	Använd tekniker för planering, uppföljning och arkivering som fungerar i alla väder och vid alla tillfällen.
9	Se till att ledningen känner verksamheten på djupet, lever enligt företagets filosofi och lär andra att göra det.	Se till att din omgivning känner till dina personliga principer och ditt sätt att arbeta. Var öppen för att berätta om hur du jobbar effektivt och vad du gör för att förbättra dig själv.
10	Utveckla människor och arbetslag som följer företagets filosofi.	Ta initiativet till att coacha individer till att utveckla sin personliga effektivitet
11	Respektera partners och leverantörer genom att hjälpa dem att bli bättre.	Respektera de som inte arbetar som du. Bli inte frustrerad över andra individers ineffektivitet. Erbjud stöd om de vill ha.
12	Gå och se med egna ögon för att bättre förstå en situation.	Om du stöter på problem som andra skapat, sätt dig in i dem ordentligt innan du agerar.
13	Fatta beslut långsamt och i samförstånd. Överväg alla alternativ och genomför sedan valt beslut snabbt.	Inhämta alltid en andra åsikt som stöd vid beslut som kräver det. Genomför sedan dina beslut snabbt och helt.
14	Bli en lärande organisation genom att ständigt reflektera och förbättra.	Avsätt tid för din egen utveckling och förbättring.

Det finns flera kända författare och inspiratörer som lär ut personlig effektivitet och målstyrning. Två exempel på detta är David Allen och Getting Things Done samt Steven Covey och De sju goda vanorna. Genom att tillämpa LEAN-Production principerna på det personliga planet kommer vi åt det som verkligen ger en effekt i den stora organisationen.

Så sammanfattningsvis, nästa gång du tänker ta ett initiativ till förbättringar av en verksamhet, tänk på att kartlägga och förbättra individen i första hand. Minimera och förenkla de övergripande ramverken så att de endast hanterar vitala verksamhetsregler.   

Nu drar jag igång bygget av min baslåda!

Nu har jag dammat av mina två gamla VIFA 12" basar som legat i träda i garaget sedan 1990-talet. Såg rätt fräscha ut. Dom har en Fs på 19 Hz och en Sp på 93 dB så det borde passa fint till mina KEF IQ90 som börjar tappa runt 40 Hz. Varit och köpt ett elektroniskt delningsfilter på Hifi Kit och suttit precis och räknat ut en lådvolym och portdimensioner för en subbas som kommer att gå ner till 45 Hz vid -3 dB. Kommer alltså att bli två subbasar som delas vid 45 Hz med 24 db/oktav!