Storslagna förändringsplaner och organisationsförbättringsprojekt eller sann individpåverkan?

Vad är det första som slår dig när man pratar om effektiva organisationer? Vad är egentligen en effektiv organisation? För mig dyker först en helhetsbild upp där man ser effektiva processer och kommunikationsvägar. Men tanken har slagit mig att effektiva processer inte alltid är det som får en verksamhet att vara effektivare. Vad händer under ytan? Hur mår individen? Är individen i sig själv effektiv och i balans?

Tänk dig att vi har en verksamhet som levererar för lite. Vi har ett produktionsutfall som kan vara bättre kvalitetsmässigt. Vi har kostnadsbesparingar som kan identifieras. Vad är det naturliga och första steget vi tar i ett sådant läge? Vi jobbar här oftast med processförbättringar utifrån ett övergripande perspektiv, när vi i många fall med mindre investering i förbättring och effektivisering riktat mot individen skulle uppnå ett bättre resultat sett ur ett helhetsperspektiv!

Icke-fokuset på individen utifrån ett effektiviseringsperspektiv börjar redan i skolan. På högskola och universitet finns näst intill inga inslag av på detta ämne i kursplanerna. Om man sedan tittar på introduktionsprogram, traineeprogram och så vidare ute på företagen så finns i de flesta fall inget av detta heller.

Processer som är work-arounds för dåligt tränade personer

Rationals Unified Process (RUP) är en process för systemutveckling. Om man dyker ner i den så ser man att den adresserar iterativ utveckling, hantering av systemkrav, styr upp arkitekturen och fokuserar på visuell modellering. Utöver detta så finns ramverk för kvalitetskontroll och förändringsledning.

Om man sedan dyker ner i LEAN produktutveckling som också är populärt i dag så hanteras där fokus på kundvärde, teknisk kompetens, lärande, ständig förbättring och organiserat lärande.

Men det som många organiationer gör i dag är att börja med de övergripande processerna istället för att titta på individens ”egna processer” och hur man kan främja effektivisering på det planet. Någon känd person skall ha sagt att ”Automated Chaos Leeds to faster Automated Chaos”.

Det man slås av är att inget av dessa arbetssätt har särskilt stora inslag av att titta på individens effektivitet. Man fokuserar på verksamhet och organisation. Man kan lite elakt sammanfatta ramverken som ”work-arounds för dåligt tränade personer”.

Forskaren Jeffrey Liker har använt 14 punkter för att karakterisera lean production[1], där huvudprincipen är att minimera all form av slöseri. Alla punkter ses utifrån ett organisationsperspektiv, men om vi istället tittar på punkterna utifrån ett individperspektiv så händer mycket intressanta saker! Låt oss åskådliggöra detta i tabellen nedan:

	LEAN production punkt enligt Jeffrey Liker	Applicerat på individen
1	Basera beslut på långsiktigt tänkande även då det sker på bekostnad av kortsiktiga finansiella mål.	Ha en tydlig personlig vision samt personliga principer och fatta beslut mot detta i din vardag.
2	Skapa kontinuerliga processflöden för att föra upp problem till ytan.	Ta tag i dina problem direkt och lös dem i små direkta steg.
3	Jämna ut arbetsbelastningen	Jobba proaktivt, undvik att jobba iden reaktiva zonen ”viktigt och bråttom”.
4	Använd dragande system för att undvika överproduktion.	Avsätt tid för att söka information proaktivt.
5	Skapa en kultur där processer stoppas för att reda ut problem.	Om du dyker på problem, sopa dem inte under mattan. Ta tag i dem direkt.
6	Standardiserat arbete är grund för ständiga förbättringar och för medarbetarnas medverkan.	Inför och lev efter rutiner i ditt arbete och avsätt tid för att reflektera över förbättringar.
7	Använd visuell styrning så att inga problem döljs.	Jobba med visuella att-göra-listor och visualisera dina ansvarsområden
8	Använd bara pålitlig, väl beprövad teknik som passar medarbetare och processer.	Använd tekniker för planering, uppföljning och arkivering som fungerar i alla väder och vid alla tillfällen.
9	Se till att ledningen känner verksamheten på djupet, lever enligt företagets filosofi och lär andra att göra det.	Se till att din omgivning känner till dina personliga principer och ditt sätt att arbeta. Var öppen för att berätta om hur du jobbar effektivt och vad du gör för att förbättra dig själv.
10	Utveckla människor och arbetslag som följer företagets filosofi.	Ta initiativet till att coacha individer till att utveckla sin personliga effektivitet
11	Respektera partners och leverantörer genom att hjälpa dem att bli bättre.	Respektera de som inte arbetar som du. Bli inte frustrerad över andra individers ineffektivitet. Erbjud stöd om de vill ha.
12	Gå och se med egna ögon för att bättre förstå en situation.	Om du stöter på problem som andra skapat, sätt dig in i dem ordentligt innan du agerar.
13	Fatta beslut långsamt och i samförstånd. Överväg alla alternativ och genomför sedan valt beslut snabbt.	Inhämta alltid en andra åsikt som stöd vid beslut som kräver det. Genomför sedan dina beslut snabbt och helt.
14	Bli en lärande organisation genom att ständigt reflektera och förbättra.	Avsätt tid för din egen utveckling och förbättring.

Det finns flera kända författare och inspiratörer som lär ut personlig effektivitet och målstyrning. Två exempel på detta är David Allen och Getting Things Done samt Steven Covey och De sju goda vanorna. Genom att tillämpa LEAN-Production principerna på det personliga planet kommer vi åt det som verkligen ger en effekt i den stora organisationen.

Så sammanfattningsvis, nästa gång du tänker ta ett initiativ till förbättringar av en verksamhet, tänk på att kartlägga och förbättra individen i första hand. Minimera och förenkla de övergripande ramverken så att de endast hanterar vitala verksamhetsregler.