En söndag morgon blev snabbt en måndag morgon

Hur man snabbt byter kontext. Klockan är redan kvart i åtta och jag sitter i soffan med en kaffe i handen. Jag gick upp klockan sju med inställningen att som vanligt dricka kaffe och läsa tidningen. Det är söndag och det är ledigt. I onsdags stängde jag av mailhanteringen i min iPhone efter att ha läst artikeln "Is Your Smartphone Making You Less Productive?" (http://feedproxy.google.com/~r/GtdTimes/~3/Go4Ns4mPmmw/). Jag bestämde mig för att testa att inte kolla mail annat än på kontorstid ett tag framöver för att se vad det kan ge. Så sätter jag mig i soffan och tänker att jag mår mycket bra denna morgon och livet känns bra. Mina barn sover, min fru är på landet med sina kompisar. Det är lugnt och skönt och alla verkar må bra överallt. Jag tar upp min iPad för att läsa svenskan. Då händer det. Jag trycker på mailappen. Jag får ett återfall. Och i min mailbox ligger ett mail som ger mig positiv feedback från en kurs jag höll förra veckan i personlig effektivitet. Här kommer en sammanställning av de tankebanor som satte igång då klockan kvart i åtta en söndagsmorgon: - vilken härlig morgon. Kaffe och tidning! - jag kollar mail fast jag inte borde - åh vad skönt, inga jobbiga mail. Men titta där ett mail med positiv feedback. Vad roligt! - han tyckte om kursen. Just det jag har ju kurser nästa vecka. Det blir jobbigt att kombinera med mina andra uppdrag tidsmässigt... - hur ser maj ut egentligen? Jag kollar almanackan. Hur skall jag få ihop maj tidsmässigt? - maj ser inget bra ut. Måste planera om lite. - ...and so it goes... Klockan är nio och kaffet har kallnat.

Storslagna förändringsplaner och organisationsförbättringsprojekt eller sann individpåverkan?

Vad är det första som slår dig när man pratar om effektiva organisationer? Vad är egentligen en effektiv organisation? För mig dyker först en helhetsbild upp där man ser effektiva processer och kommunikationsvägar. Men tanken har slagit mig att effektiva processer inte alltid är det som får en verksamhet att vara effektivare. Vad händer under ytan? Hur mår individen? Är individen i sig själv effektiv och i balans?

Tänk dig att vi har en verksamhet som levererar för lite. Vi har ett produktionsutfall som kan vara bättre kvalitetsmässigt. Vi har kostnadsbesparingar som kan identifieras. Vad är det naturliga och första steget vi tar i ett sådant läge? Vi jobbar här oftast med processförbättringar utifrån ett övergripande perspektiv, när vi i många fall med mindre investering i förbättring och effektivisering riktat mot individen skulle uppnå ett bättre resultat sett ur ett helhetsperspektiv!

Icke-fokuset på individen utifrån ett effektiviseringsperspektiv börjar redan i skolan. På högskola och universitet finns näst intill inga inslag av på detta ämne i kursplanerna. Om man sedan tittar på introduktionsprogram, traineeprogram och så vidare ute på företagen så finns i de flesta fall inget av detta heller.

Processer som är work-arounds för dåligt tränade personer

Rationals Unified Process (RUP) är en process för systemutveckling. Om man dyker ner i den så ser man att den adresserar iterativ utveckling, hantering av systemkrav, styr upp arkitekturen och fokuserar på visuell modellering. Utöver detta så finns ramverk för kvalitetskontroll och förändringsledning.

Om man sedan dyker ner i LEAN produktutveckling som också är populärt i dag så hanteras där fokus på kundvärde, teknisk kompetens, lärande, ständig förbättring och organiserat lärande.

Men det som många organiationer gör i dag är att börja med de övergripande processerna istället för att titta på individens ”egna processer” och hur man kan främja effektivisering på det planet. Någon känd person skall ha sagt att ”Automated Chaos Leeds to faster Automated Chaos”.

Det man slås av är att inget av dessa arbetssätt har särskilt stora inslag av att titta på individens effektivitet. Man fokuserar på verksamhet och organisation. Man kan lite elakt sammanfatta ramverken som ”work-arounds för dåligt tränade personer”.

Forskaren Jeffrey Liker har använt 14 punkter för att karakterisera lean production[1], där huvudprincipen är att minimera all form av slöseri. Alla punkter ses utifrån ett organisationsperspektiv, men om vi istället tittar på punkterna utifrån ett individperspektiv så händer mycket intressanta saker! Låt oss åskådliggöra detta i tabellen nedan:

	LEAN production punkt enligt Jeffrey Liker	Applicerat på individen
1	Basera beslut på långsiktigt tänkande även då det sker på bekostnad av kortsiktiga finansiella mål.	Ha en tydlig personlig vision samt personliga principer och fatta beslut mot detta i din vardag.
2	Skapa kontinuerliga processflöden för att föra upp problem till ytan.	Ta tag i dina problem direkt och lös dem i små direkta steg.
3	Jämna ut arbetsbelastningen	Jobba proaktivt, undvik att jobba iden reaktiva zonen ”viktigt och bråttom”.
4	Använd dragande system för att undvika överproduktion.	Avsätt tid för att söka information proaktivt.
5	Skapa en kultur där processer stoppas för att reda ut problem.	Om du dyker på problem, sopa dem inte under mattan. Ta tag i dem direkt.
6	Standardiserat arbete är grund för ständiga förbättringar och för medarbetarnas medverkan.	Inför och lev efter rutiner i ditt arbete och avsätt tid för att reflektera över förbättringar.
7	Använd visuell styrning så att inga problem döljs.	Jobba med visuella att-göra-listor och visualisera dina ansvarsområden
8	Använd bara pålitlig, väl beprövad teknik som passar medarbetare och processer.	Använd tekniker för planering, uppföljning och arkivering som fungerar i alla väder och vid alla tillfällen.
9	Se till att ledningen känner verksamheten på djupet, lever enligt företagets filosofi och lär andra att göra det.	Se till att din omgivning känner till dina personliga principer och ditt sätt att arbeta. Var öppen för att berätta om hur du jobbar effektivt och vad du gör för att förbättra dig själv.
10	Utveckla människor och arbetslag som följer företagets filosofi.	Ta initiativet till att coacha individer till att utveckla sin personliga effektivitet
11	Respektera partners och leverantörer genom att hjälpa dem att bli bättre.	Respektera de som inte arbetar som du. Bli inte frustrerad över andra individers ineffektivitet. Erbjud stöd om de vill ha.
12	Gå och se med egna ögon för att bättre förstå en situation.	Om du stöter på problem som andra skapat, sätt dig in i dem ordentligt innan du agerar.
13	Fatta beslut långsamt och i samförstånd. Överväg alla alternativ och genomför sedan valt beslut snabbt.	Inhämta alltid en andra åsikt som stöd vid beslut som kräver det. Genomför sedan dina beslut snabbt och helt.
14	Bli en lärande organisation genom att ständigt reflektera och förbättra.	Avsätt tid för din egen utveckling och förbättring.

Det finns flera kända författare och inspiratörer som lär ut personlig effektivitet och målstyrning. Två exempel på detta är David Allen och Getting Things Done samt Steven Covey och De sju goda vanorna. Genom att tillämpa LEAN-Production principerna på det personliga planet kommer vi åt det som verkligen ger en effekt i den stora organisationen.

Så sammanfattningsvis, nästa gång du tänker ta ett initiativ till förbättringar av en verksamhet, tänk på att kartlägga och förbättra individen i första hand. Minimera och förenkla de övergripande ramverken så att de endast hanterar vitala verksamhetsregler.   

Nu drar jag igång bygget av min baslåda!

Nu har jag dammat av mina två gamla VIFA 12" basar som legat i träda i garaget sedan 1990-talet. Såg rätt fräscha ut. Dom har en Fs på 19 Hz och en Sp på 93 dB så det borde passa fint till mina KEF IQ90 som börjar tappa runt 40 Hz. Varit och köpt ett elektroniskt delningsfilter på Hifi Kit och suttit precis och räknat ut en lådvolym och portdimensioner för en subbas som kommer att gå ner till 45 Hz vid -3 dB. Kommer alltså att bli två subbasar som delas vid 45 Hz med 24 db/oktav!

Mållös eller inte?

Jag funderar nu om jag skall övergå till ett liv utan mål och ta dan som den kommer? Har levt i minst fem år av strukturerad målstyrning på individbasis och det går ju bra men det blir ju liksom inga överraskningar. Är livet resan eller målet? Eller resan till målet? Eller är målet att bara resa?

How long is the transformation period for a GTD´er?

I heard from someone I´ve been using GTD for half a year but I´m still struggling with my life" - 6 months is no time :-) I´ve been using GTD/7 Habits principles for about three years now and I´m feeling now that I have transformed from a reactive to a proactive person. It took some disciplined work but I believe there is no shortcuts.

One practical thing that helped me out in my planning was moving my weekly reviews from Sunday evening to Friday just after lunch. By that I can live disconnected in the weekend and my mind is peaceful knowing what to do when the work week starts.

Jag provar att blogga från mailen

Hej,

Jag provar bara att blogga från min mail.

 

Mattias Nordin

vVD

AddQ Consulting

Mobile: SE +46 701476806

E-mail: mattias.nordin@addq.se

Visiting address: Knarrarnäsgatan 7

Box 1095

164 25 Kista

http://www.addq.se

Genom fokus på kvalitet och effektivitet inom IT bidrar vi till att underlätta männsikors vardag.

 

Jag är på funbeat sen ett tag tillbaka. Gå in och kolla. Senaste rundan var 1,3 km, sedan korvgrillning med barnen och några öl. Motion är motion.